Aprende paso a paso cómo realizar la conexión entre Power BI y tu base de datos SQL Server, sin complicaciones y en tiempo récord.
✅ ¿Por qué conectar Power BI con SQL Server?
En entornos de aprendizaje es común utilizar libros de excel como fuentes de de datos en PowerBI, sin embargo, en entornos profesionales es una práctica poco común. Conectar Power BI con SQL Server te permite visualizar tus datos en tiempo real, crear dashboards interactivos y generar reportes dinámicos basados en datos actualizados directamente desde tu base de datos. Ya sea que estés trabajando con ventas, inventarios o indicadores de rendimiento (KPIs), esta integración te ahorra tiempo y reduce errores por exportaciones manuales.
🔧 Requisitos previos
Antes de empezar, asegúrate de tener:
- Power BI Desktop instalado (descargar aquí)
- Acceso a un servidor SQL Server
- Nombre del servidor y base de datos
- Credenciales de acceso (usuario y contraseña o autenticación Windows)
- Para este caso en particular utilizaremos la base de datos de prueba Adventureworks de Microsoft en un entorno local, sin embargo, los pasos se replican de la misma forma para otras bases de datos.
🚀 Paso a paso para conectar Power BI a SQL Server
🟢 1. Abre Power BI Desktop
Inicia Power BI Desktop y selecciona “Obtener datos” desde la pantalla de bienvenida o desde la pestaña Inicio. Si estás utilizando la versión en inglés como en la siguiente imagen, debes elegir la opción “Get Data”.
🟡 2. Selecciona el conector de SQL Server
En la ventana emergente, escribe “SQL Server” en la barra de búsqueda y selecciona SQL Server Database, luego haz clic en Conectar.
🟠 3. Ingresa los detalles del servidor
En la ventana de conexión:
- Servidor: escribe el nombre del servidor SQL. Ejemplo:
localhost,192.168.1.5, onombre-servidor\instancia - Base de datos: (opcional) puedes dejarlo vacío para explorar las disponibles, en este caso el nombre de la base de datos es “AdventureWorksDW2022“
Haz clic en Aceptar.
🔵 4. Elige el método de autenticación e importación de datos
Selecciona una de las siguientes opciones:
- Windows (si tu usuario de Windows tiene acceso al servidor)
- SQL Server (usuario y contraseña específicas)
Haz clic en Conectar.
🟣 5. Selecciona las tablas o vistas
Si ves que se abre una pantalla similar a esta significa que tu conexión ha sido exitosa. En el Navegador donde podrás elegir qué tablas o vistas deseas cargar. Marca las que necesites y elige entre:
- Cargar: para importar los datos directamente
- Transformar: para abrir el Editor de Power Query y limpiar datos antes de cargarlos
⚙️ Tips avanzados (opcional)
- Usa consultas SQL personalizadas si solo necesitas ciertos campos o filtros.
- Habilita la opción de actualización incremental para mejorar el rendimiento con grandes volúmenes.
- Usa medidas DAX para realizar cálculos dinámicos dentro de Power BI.
🧯 Errores comunes y cómo resolverlos
| Error | Causa | Solución |
|---|---|---|
| No se puede encontrar el servidor | Nombre incorrecto o firewall | Verifica nombre/IP, puertos abiertos |
| Error de credenciales | Usuario o contraseña incorrecta | Revisa el método de autenticación |
| No aparecen bases de datos | Permisos limitados | Consulta con tu DBA para acceso adecuado |
🧩 Todo listo
Conectar Power BI a SQL Server es un proceso rápido y sencillo que desbloquea todo el poder del análisis de datos en tiempo real o en conexiones corporativas. Una vez configurado, podrás actualizar tus reportes en un clic y tomar decisiones con información actualizada y confiable.
